L'Association des anciens et amis va prendre les démarches nécessaires en 2009 pour établir ses premiers chapitres dans les régions de la Nouvelle-Écosse où se trouve présentement un campus de l'Université Sainte-Anne.
Le concept
Chaque chapitre est un regroupement des anciens et amis de l'Université Sainte-Anne (ainsi que de l'ancien Collège Sainte-Anne et du Collège de l'Acadie) qui habitent une région particulière.
Les chapitres deviennent l'ensemble des pierres qui constituent la structure d'une fondation solide supportant l'Université
Grâce à leurs diverses activités, les membres d'un chapitre manifesteront leur fierté d'appartenir à la famille "Sainte-Anne" et offriront, dans leur milieu, une visibilité positive de leur Alma Mater. Ils pourront ainsi générer dans leur communauté un intérêt dont pourront bénéficier et l'Université et l'Association.
La vision
La vision d'un chapitre est celle de l'Association : une association de membres fiers de leur Alma Mater, animés d'un sentiment d'appartenance à l'Université Sainte-Anne et désireuse de participer de façon active et positive à la vie de l'Association des anciens et amis.
Le but
Le chapitre aura comme but de rassembler les anciens et amis de Sainte-Anne d'une région donnée pour adresser les besoins de l'Université ainsi que ceux des membres de l'Association qui habitent cette région.
Les objectifs
- Offrir aux anciens et amis d'une région donnée un moyen de rester en contact avec Sainte-Anne;
- Créer des occasions d'association avec d'autres anciens et amis de Sainte-Anne;
- Encourager une participation active des anciens et amis dans la vie de l'Université par l'organisation d'activités;
- Appuyer et promouvoir le développement de l'Université Sainte-Anne;
- Maintenir des liens de communication entre l'Association et l'Université;
- Encourager le développement du fonds de bourse.
La création et l'organisation d'un chapitre
- Dresser une liste d'anciens et amis de la région et communiquer avec eux pour sonder leur intérêt;
- Tenir une réunion de trois à cinq anciens intéressés pour planifier une rencontre (sous forme de réunion ou d'activité) des anciens de la région;
- À cette rencontre d'anciens de la région, présenter le concept et les buts généraux d'un chapitre, discuter de l'organisation possible d'un chapitre, identifier ceux et celles qui s'y intéressent et former un comité de nominations pour le choix d'officiers à une prochaine réunion formelle.
- À cette réunion formelle, on commencera par l'élection des officiers et on discutera de la formation de comités. On y demandera aussi des suggestions d'activités futures.
- Suite à cette réunion, un rapport officiel de la réunion sera envoyé au bureau de l'Association avec une demande de statut officiel qui sera soumise au Conseil d'Administration de l'Association.
- Le chapitre restera en contact avec le bureau des anciens pour garder à jour les coordonnées des membres. Un livre d'or pourrait être circulé lors des rencontres pour vérifier la présence des membres et pour permettre de mettre à jour les coordonnées.
Activités
En planifiant les activités, il faut tenir compte des goûts et des désirs des personnes à qui elles sont destinées. Étant donné la variété des goûts dans les différentes régions, une même activité n'est pas nécessairement bonne partout. Les possibilités sont nombreuses, la créativité étant sans limites. Voici quelques idées à titre de suggestions seulement :
- Une activité pour les étudiants qui se dirigent à des études post-secondaires à l'Université Sainte-Anne
- Pique-niques, brunchs, barbecues, soupers
- Tournois
- Sorties organisées (théâtre, musée, conférences). Ces activités peuvent être précédées ou suivies d'une réception
- Célébration de la fête de Sainte-Anne (26 juillet)
- Activité à l'occasion de la visite d'un ancien d'ailleurs
Communications
Les chapitres pourront communiquer leurs nouvelles et activités au directeur de l'Association qui pourra les transmettre aux anciens par l'entremise du bulletin de l'Association. Soumettre les informations suivantes : lieu, date, heure, participation et une courte description de l'activité avec photos.
L'entretien de bonnes communications entre le Conseil d'administration et les chapitres est très important.
Structure d'un chapitre
Officiers
- Président
- Vice-président
- Secrétaire (ou secrétaire-trésorier)
- Trésorier
- Président sortant
Comités
- Comité des activités : pour voir à l'organisation d'activités
- Autres (selon les besoins)