Politiques internes

Absences

Si vous êtes malade, votre supérieur immédiat et le campus où vous travaillez sont les personnes à avertir en cas d'absences. Si vous prévoyez une absence, vous devez envoyer un courriel à votre superviseur en spécifiant la date (et le motif général, si approprié). En cas d'absences de deux jours ou plus, merci de mettre en place un message d'absence sur votre boîte courriel afin que les personnes qui cherchent à vous contacter par courriel soient avisées de votre indisponibilité.

Pour le personnel non-enseignant, vous devez remplir chaque mois un rapport d'absence et le remettre à votre superviseur immédiat qui l'envoie au bureau des ressources humaines.

Plans d'urgence

Par situation d'urgence, on entend un événement, provoqué par des causes naturelles ou humaines, qui se développe ou qui est sur le point de se développer en crise ou en sinistre et qui met en péril des vies humaines, des biens, de l'information et même la réputation de l'Université Sainte-Anne. Une situation d'urgence échappe généralement à la capacité d'intervention habituelle de l'Université. Afin de minimiser les effets néfastes d'un tel événement, la mise en œuvre rapide d'un plan de coordination est nécessaire pour gérer efficacement les ressources et la communication.

L'Université Sainte-Anne a élaboré des politiques et des procédures pour les cas suivants :

• Gestion des communications lors de situations d'intérêt public et de gestion de crise
• Menace et tentative de suicide
• Maladies infectieuses locales
• Alerte à la bombe
• Centre de contrôle
• Plan d'évacuation
• Plan de fusillade

Ces documents sont également disponibles au bureau du Vice-recteur de l'administration.

Alarme feu

Il est essentiel d'évacuer les lieux de travail (et salles de classe) lorsque l'alarme à feu sonne. Nous devons en effet maintenir la santé et la sécurité de nos employés et de nos étudiants en tous temps.

À noter qu'il peut y avoir une exception à cette politique. Lorsque des travaux sont effectués sur le système d'alarme à feu, le département d'immeubles et services en informera la communauté universitaire. Pendant les travaux, l'évacuation ne sera pas nécessaire.

Jours de tempête

Lorsque la décision est prise de fermer un ou plusieurs campus en raison de la température, un courriel sera envoyé.

De plus et comme deuxième étape, la fermeture sera annoncée sur le site web de l’Université ainsi que par Twitter.

Dans le cas où les cours sont annulés mais où l'institution reste ouverte, vous êtes tenu de vous présenter à votre lieu de travail.

Si le campus n'est pas fermé mais qu'un individu n'est pas capable de se rendre au travail en raison de l'état des chemins, cette personne peut faire des arrangements avec son supérieur immédiat pour prendre du temps de vacances ou remplacer les heures qu'elle a manquées dans un avenir assez proche.

Si l’ouverture du campus est retardé de quelques heures, veuillez vérifier vos courriels environ une heure avant l’heure prévue pour l’ouverture au cas où un autre courriel a été envoyé avec une mise à jour.

Santé et sécurité

Une loi portant sur la santé et la sécurité au travail (SST) a été mise en place en Nouvelle-Écosse. La loi stipule des normes minimales pour les politiques et les procédures qui doivent être mises en place sur le lieu de travail pour assurer un environnement sécuritaire et salubre. En Nouvelle-Écosse, la Loi sur la santé et sur la sécurité au travail relève du ministère du Travail. Le fondement de la loi est le Système de responsabilité interne (SRI). Le Système de responsabilité interne est que chaque partie qui exerce un contrôle sur un lieu de travail a la responsabilité d'assurer que les aspects qu'elle contrôle sont sécuritaires et salubres pour les employés et les autres personnes du lieu de travail.

À l'Université Sainte-Anne, il y a un comité de santé et de sécurité qui se réunit à tous les huit (8) semaines. En plus, chaque campus a un babillard désigné pour afficher toutes les informations pertinentes à la SST du campus. Chaque membre du personnel doit compléter une orientation en SST et suivre une formation de SST en ligne.

À l'Université Sainte-Anne, il est interdit de fumer :

• à l'intérieur des édifices de tous nos campus, y compris les bureaux individuels;
• sur les escaliers et à l'entrance de l'entrée principale de l'édifice Bernardin-J-Comeau, ce lieu est désigné comme une zone où le fumage est strictement interdit. Pour toute autre porte extérieur, il faut respecter au moins le 20 mètres tel que défini par la loi provinciale;
• à moins de 20 mètres des bouches de ventilations de nos édifices;
• à moins de 20 mètres des fenêtres (ouvertes) de nos édifices.

L'Université Sainte-Anne a élaboré des politiques et des procédures pour les suivants :

• Déclaration de conformité
• Santé et sécurité au travail
• Prévention de la violence en milieu de travail
• Réduction de l'utilisation de parfums
• Procédures pour rapporter les incidents, les préoccupations et/ou les demandes reliées à la SST
• Formulaire pour enquête d'incident
• Prévention de la violence en milieu de travail
• Guide de planification d'activités
• Plan de planification et évaluation d'activités

Consommation d'alcool

Milieu de travail et d'études respectueux

L'Université Sainte-Anne vise à reconnaître la dignité et la valeur de chaque personne ainsi que l'égalité des droits et des possibilités sans discrimination ou harcèlement. En vertu de la Loi sur les droits de la personne de la Nouvelle-Écosse (Nova Scotia Human Rights Act) de 1969, telle que modifée en 1991, chaque personne a droit à un traitement égal, y compris le droit d'être libre de tout harcèlement ou de discrimination.

Heures supplémentaires

Cette directive administrative est créée dans le but de servir de guide lors de l'accumulation et du remboursement des heures supplémentaires. Elle expose l'application, les règlements et les remboursements qui s'appliquent aux heures supplémentaires. Elle s'applique à tous les employés administratifs et de support, syndiqués ou non-syndiqués.

Stationnement et circulation des véhicules

Cette directive administrative est créée dans le but de servir de guide lors de l'application des règlements relatifs aux aires de stationnement du campus de Pointe-de-l'Église. Elle s'applique à tous les utilisateurs des stationnements du campus de Pointe-de-l'Église.

Achats

Les directeurs de département et les directeurs de campus doivent se procurer des demandes d'achat au bureau de la directrice des achats. Seuls les directeurs sont autorisés à signer des demandes d'achat et doivent en compléter une à chaque fois qu'ils désirent faire un achat. Sur le formulaire de demande d'achat, le directeur doit fournir tous les renseignements concernant les biens ou les services requis.

Toutes les pièces justificatives et facture doivent être retournées à la directrice des achats après signature pour paiement. Le bureau des comptes payables ne paiera aucune facture avant de recevoir, de la directrice des achats, toutes pièces justificatives, c'est-à-dire, le formulaire de demande d'achat, le bon de commande, et la liste ou le bon de réception signé qui atteste que les biens et service ont été reçus.

Vacances raportées

Pour ce qui est du droit à des vacances annuelles, l'année considérée comme s'étendant du 1e juillet au 30 juin suivant.

Les journées de vacances annuelles seront prises avant le 30 juin de l'année où elles sont accumulées. Les employés embauchés après le 1e juillet d'une année mais avant le 30 juin de l'année suivante se verront accorder des jours de vacances pendant la période d'ajustement proportionnellement à la période de service rendu (avant le 1^e juillet).

Des jours de vacances pour une période n'excédant pas cinq (5) jours peuvent être reportés. Le total des jours de vacances reportés ne peut pas excéder vingt (20) jours. L'employé doit soumettre une demande écrite pour reporter des jours de vacances au plus tard le 31 juillet pour l'année précédente terminée le 30 juin.