Le Département des finances offre un appui à toute la communauté universitaire pour toute une gamme de services financiers.
Achats
L'Université Sainte-Anne opère selon un système d'achat centralisé. Les achats se font au bureau de la directrice des achats. La direction de tous les départements doit se procurer des demandes d'achat auprès de la directrice des achats. Seuls les directrices et directeurs de départements sont autorisés à signer les demandes d'achat et doivent en remplir une chaque fois qu'elles ou ils désirent faire un achat.
La directrice des achats traitera la demande et par la suite, émettra un bon de commande.
Pour tout appel d'offres, veuillez consulter avec la directrice des achats.
Remboursements
Des reçus originaux sont nécessaires pour toutes dépenses, à moins d'indication contraire.
La préposée aux comptes à payer ne paiera aucune facture avant de recevoir toutes les pièces justificatives (le bon de commande et la facture) ainsi qu'une attestation que les biens ont été reçus ou les services rendus.
Lorsqu'on demande à l'employée ou l'employé de payer l'achat (les frais sont payés directement par cette personne en premier) et qu'un remboursement est autorisé, une demande de chèque doit être remplie. Cette demande doit être autorisée par la superviseure immédiate ou le superviseur immédiat de la personne ayant fait l'achat.
Frais de déplacement
Pour obtenir un remboursement des frais de déplacement, vous devez remplir le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses (.XLS) et faire approuver votre demande par votre superviseure immédiate ou supérieur immédiat avant de remettre le formulaire au Bureau des finances. Veuillez consulter la Politique de remboursement des dépenses de voyage pour connaître la distance entre chacun des campus.
Le remboursement des repas sera effectué par repas, selon les taux indiqués dans le formulaire. Le remboursement des frais n'excèdera jamais le per diem alloué pour chaque repas, même si le repas est payé avec une carte de crédit (institutionnelle ou personnelle).
Aucune avance n'est permise.
Courrier
La réceptionniste est responsable du courrier externe et interne. À la réception, il y a un service d'agence de timbres-poste. Les casiers sont situés à la réception et sont disponibles pour les membres du personnel.
Pour tout courrier personnel envoyé à l'extérieur, l'employée ou l'employé devra payer les frais associés à l'envoi.
Comptes à recevoir
Vous pouvez bénéficier des services de l'Université. Si vous utilisez des services de l'Université pour des fins personnelles (comme le courrier, le télécopieur, etc.), la préposée aux finances (comptes à recevoir) vous enverra une facture à payer dans les 30 jours suivants.
Services financiers
Le Département des finances offre un appui à toute la communauté universitaire pour toute une gamme de services financiers. Afin que vous puissiez poser vos questions aux personnes appropriées, voici la distribution des responsabilités de chaque membre sous la supervision de la contrôleuse. Veuillez consulter le bottin pour les coordonnées des membres du département.
Comptes recevables
- Recevoir les paiements pour les comptes recevables
- Effectuer la facturation pour les services
- Encaisser les argents (dépôts bancaires)
- Traiter les prêts étudiants
- Émettre les documents fiscaux T4A et T2202A
Comptes payables
- Traiter toutes les factures des fournisseurs et les demandes de remboursement des frais de déplacement des membres du personnel.
- S’assurer de l’affectation des montants aux bons comptes du grand livre général
- Administrer les plans d’assurance pour la population étudiante
- Administrer les demandes d’achat et les bons de commande pour l’école d’immersion du printemps et de l'été
- Collecter l’argent des activités culturelles pour l’école d’immersion du printemps et de l'été
Directrice des achats
- Administrer les demandes d’achat et les bons de commande
- Administrer les bons de commande et les factures
- Préparer les soumissions et/ou les appels d’offres
- Gérer les polices d’assurance pour le transport et les édifices
- Administrer les contrats de services (cellulaires, photocopieuses, livraison, marchandises, etc.)
Analyste budgétaire
- Coordonner et gérer financièrement les divers projets de l'institution
- Être le lien entre les responsables des divers projets et le Département des finances
- Participer à chaque étape des demandes : la planification, la soumission, les rapports d'étapes financiers et le rapport final