Ressources humaines
Embauche d'un nouvel employé
L'Université Sainte-Anne a une politique d'embauche visant à remplir les besoins en personnel de façon équitable.
Accueil d'un nouvel employé
Dans un délai d'une semaine au plus après la confirmation d'embauche par le nouvel employé, le Département des ressources humaines est responsable d'aviser l'ensemble du personnel de l'Université Sainte-Anne de l'ambauche de l'employé, de sa date d'entrée en fonction, de ses coordonnées au bureau, de ses tâches et de ses responsabilités ainsi que de toute autre information pertinente.
Le superviseur immédiat et le département des ressources humaines collaborent pour organiser l'arrivée d'un nouvel employé et lui procurer les outils dont il a besoin.
Orientation
Le superviseur immédiat et le département des ressources humaines collaborent pour organiser l'arrivée d'un nouvel employé et lui procurer les outils dont il a besoin.
Formulaire : Nouvel Employé
Formulaire de paie
Toute information fournie sera traitée de façon confidentielle et privée. Le département des ressources humaines doit être immédiatement avisé par écrit de tout changement relié à vos informations.
Informations supplémentaires - nouveaux arrivés en Clare et/ou en Nouvelle-Écosse
Immigration francophone
Municipalité de Clare (inclut le village de Pointe de l'Église)
Gouvernement provincial de la Nouvelle-Écosse (services en français)
Répertoire des fournisseurs de soins de santé primaire francophone
Régions :
- Pour les campus Pointe de l'Église et Tusket : South West
- Pour le campus Halifax : Capital Health
- Pour les campus Saint-Joseph-du-Moine et Petit-de-Grat : Cape Breton
Citoyenneté et Immigration Canada
Réseau santé Nouvelle-Écosse
Finances
Achats
L'Université Sainte-Anne opère sous un système d'achat centralisé. Les achats se font du bureau de la directrice des achats. Les directeurs de tous les départements doivent se procurer des demandes d'achat auprès de la directrice des achats. Seul les directeurs de départements sont autorisés à signer les demandes d'achat et doivent en compléter une à chaque fois qu'ils désirent faire un achat.
La directrice des achats traitera la demande et par la suite, émettra un bon de commande.
Pour tout appel d'offres, veuillez consulter avec Lorraine Saulnier, directrice des achats.
Remboursements
Des reçus originaux sont nécessaires pour toutes dépenses, à moins d'indication contraire.
La préposée aux comptes à payer ne paiera aucune facture avant de recevoir toutes les pièces justificatives (le bon de commande et la facture) ainsi qu'une attestation que les biens et service ont été reçus.
Lorsque l'employé est demandé de payer l'achat (les frais sont payés directement par l'employé en premier) et qu'un remboursement est autorisé, une demande de chèque doit être remplie. Cette demande doit être autorisée par le superviseur immédiat de l'employé.
Frais de déplacement
Pour procéder à obtenir un remboursement des frais de déplacement, vous devez remplir le formulaire « Demande de voyage et rapport de dépenses » (.XLS) et faire approuver votre demande par votre supérieur immédiat avant de remettre le formulaire au bureau de finance. Veuillez consulter la politique de remboursement des dépenses de voyage pour connaître la distance entre chacun des campus.
Le remboursement des repas sera effectué par repas, selon les taux indiqués dans le formulaire. Même payés avec une carte de crédit (institutionnelle ou personnelle), le remboursement des frais n'excèdera jamais le per diem alloué à chaque repas.
Aucune avance n'est permise.
Courrier
La réceptionniste est responsable pour le courrier externe et interne. À la réception, il y a un service d'agence de timbres-poste. Les casiers sont situés à la réception et sont disponibles aux employés.
Pour tout courrier personnel envoyé à l'extérieur, l'employé sera demandé de payer les frais associés pour l'envoi.
Comptes à recevoir
Vous pouvez bénéficier des services de l'Université. Si vous utilisez des services de l'Université pour des fins personnels tel que le courrier, télécopieur, etc, la préposée aux finances (comptes à recevoir) vous enverra une facture à payer dans les 30 jours suivants.
Services financiers
Le département des finances offre un appui à toute la communauté universitaire pour toute une gamme de services financiers. Afin que vous puissiez poser vos questions aux personnes appropriées, voici la distribution des responsabilités de chaque membre sous la supervision de la contrôleuse.
Arlene Comeau (comptes recevables)
- Recevoir les paiements pour les comptes recevables
- Effectuer la facturation pour les services.
- Encaisser les argents (dépôts bancaires)
- Traiter les prêts étudiants
- Émettre les documents fiscaux T4A et T2202A
Susan Comeau (comptes payables)
- Traiter toutes les factures des fournisseurs et des demandes de remboursement des frais de déplacement des employés.
- S’assurer de l’affectation des montants aux bons comptes du grand livre général.
- Administrer les plans d’assurance pour étudiants.
- Administrer les demandes d’achat et les bons de commande pour l’école d’immersion du printemps et été.
- Collectionner l’argent des activités culturelles pour l’école d’immersion du printemps et été
Lorraine Saulnier (directrice des achats)
- Administrer les demandes d’achat et les bons de commande
- Administrer les bons de commande et les factures
- Préparer les soumissions et/ou les appels d’offre.
- Gérer les polices d’assurance pour le transport et les édifices.
- Administrer les contrats de services (cellulaires, photocopieuses, livraison, marchandises, etc)
Mireille Michaud (analyste budgétaire)
- Coordonner et gérer financièrement les divers projets de l'institution.
- Être le lien entre les responsables des divers projets et le département des finances.
- Être impliqué à tous les niveaux dans la préparation des demandes : la planification, la soumission, les rapports d'étapes financiers et le rapport final.
Technologies
Réservation salle réseau
Contactez Darren Blinn.
Système de téléphone
Pour les questions relatives à la programmation d'un téléphone de bureau (système Cisco), veuillez communiquer avec Darren Blinn.
Utilisation d'Internet et du courrier électronique
L'Université Sainte-Anne a un site Internet à l'adresse suivante : www.usainteanne.ca. La personne responsable du contenu du site est la directrice des communications, Rachelle LeBlanc.
Vous devez faire un usage convenable du réseau Internet , du courrier électronique et de votre machine personnnelle. Certains usages sont jugés inacceptables et peuvent entraîner la révocation de votre privilège d'utilisation de ces service ou votre expulsion de l'Université. Chaque employé doit prendre connaissance de la politique en vigueur, la signer et la remettre au département technique de son campus.
Bonnes pratiques
- Ne divulguez jamais votre mot de passe à quiconque. Aucun membre du personnel de l'Université Sainte-Anne, y compris les membres de l'équipe technique, n'ont besoin de connaitre votre mot de passe.
- Ne cliquez jamais sur des liens vous demandant de mettre à jour de l'information au sujet de votre courriel; ce sont des tentatives de hameçonnage.
- Veillez à indiquer un objet clair en envoyant un courriel et non de seulement répondre à de vieux courriels (dont l'objet n'a plus de lien avec le contenu de votre courriel)
- Évitez d'utiliser des majuscules en écrivant un courriel - c'est l'équivalent de crier, ou du moins de monter le ton.
- Nettoyez le contenu de la boîte de réception et videz régulièrement la corbeille
- En fin de journée, sauvegardez vos documents puis débranchez votre compte.
- Ne partagez pas votre compte avec d'autres utilisateurs.
- Débranchez votre compte et fermer votre ordinateur. Les mises à jour importantes pour la sécurité ne sont installées qu'au démarrage de votre ordinateur.
Comment aviser d'un problème technique
Vous pouvez soit communiquer directement avec un membre de l'équipe technique par téléphone ou envoyer un courriel à indiquant la nature de votre problème.
Immeubles et services
Ce département est responsable pour l'entretien des immeubles. Il offre les services de plomberie, de charpenterie, de conciergerie, etc.
Réparations
Clés et FOBs
Veuillez soumettre un ticket pour demander une clé de casier, de bureau ou un FOB.
Les demandes de clés doivent satisfaire les critères suivants :
- Les demandes doivent parvenir d’un directeur, doyen, vice-recteur ou recteur selon l’organigramme de l’université. Les demandes qui ne conforment pas seront rejetées;
- Request Tracker doit être utilisé pour toute demande de FOB ou clé;
- La demande doit être complète avec les détails des édifices affectés, les portes, et les quantités de clés requises;
- La bonne gestion des clés sera par la suite la responsabilité du directeur respective à la demande de clé initiale. Si un employé perd une clé, il sera obligé de payer des frais de 25 $ pour remplacer chaque clé perdue.
Les clés générées par des demandes conformes seront livrées directement au demandeur ou déposées dans leur casier au standard.
Accès au campus
Pointe-de-l'Église
Les portes de la réception sont toujours ouvertes.
Halifax
Il suffit de contacter la direction du campus au 902-424-2630.
Dans les autres campus
En semaine, une aide-facilitatrice est sur place les soirs de cours, habituellement jusqu'à 21h00. Pour un accès la fin de semaine, un arrangement préalable doit être fait avec le directeur du campus.
Stationnement et circulation des véhicules
Au campus Halifax
Chaque employé doit se procurer une vignette auprès du facilitateur.
Au campus Pointe-de-l'Église
Cette directive administrative est créée dans le but de servir de guide lors de l'application des règlements relatifs aux aires de stationnement du campus de Pointe-de-l'Église. Elle s'applique à tous les utilisateurs des stationnements du campus dePointe-de-l'Église.
Politique Stationnement et circulation des véhicules au campus Pointe-de-l'Église.
Sécurité
Pointe-de-l'Église
Il y a un service de sécurité au siège social après les heures de bureau et pendant les congés.
Nous vous encourageons de communiquer avec les gardiens () lorsque vous organisez des événements, des activités ou des rassemblements qui commencent ou qui se terminent en dehors des heures normales de bureau (8h30 à 16h30 du lundi au vendredi). Veuillez partager les informations importantes telles la date, le lieu, l’heure, etc. de votre activité.
Pour obtenir d'amples renseignements à ce sujet, veuillez communiquer avec Mme Lorraine Saulnier.
Dans les autres campus
Il n'y a aucune règle spécifique pour l'utilisation du stationnement.
Plan du campus Pointe-de-l'Église (adresses civiques)
Le campus principal, campus Pointe-de-l'Église a des cartes géographiques qui démontrent les adresses civiques, en cas d'urgence.
Réservation des salles
Autres campus
- Le facilitateur / la facilitatrice est en charge des réservations de salles
Nous vous encourageons de communiquer avec les gardiens () lorsque vous organisez des événements, des activités ou des rassemblements qui commencent ou qui se terminent en dehors des heures normales de bureau (8h30 à 16h30 du lundi au vendredi). Veuillez partager les informations importantes telles la date, le lieu, l’heure, etc. de votre activité.
Pointe-de-l'Église
| Salle | Responsable |
|---|
Salles de classe : Bernardin Comeau
204, 206, 218, 220, 304, 305, 306, 323 |
(sauf durant les sessions d'immersion du printemps et d'été) |
| Amphi-théâtre BC B34 (capacité 72 personnes) |
(sauf durant les sessions d'immersion du printemps et d'été) |
| Salle de cinéma : Studio GB 402 |
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| Laboratoire d'ordinateurs GB 312 |
Pour des cours réguliers :
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| Salle du Conseil 4e étage BC |
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| Salle 412, 4e étage BC |
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| Théâtre Marc-Lescarbot |
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| Galerie d'art Père Léger Comeau (Édifice Bernardin Comeau) |
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| Bric-à-Brac, Résidence Beauséjour |
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| Gymnase |
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| Patinoire |
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| Piscine |
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| Château |
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| Rendez-vous de la Baie : Salle de réunion |
Larry Peach
902-769-3674 ou 902-769-1234 |
| Cafétéria et salle de réunion |
Cindy LeBlanc ou Louise Doucette
902-769-2114, poste 7131 ou |
| Salle Sénateur Ernest Cottreau (à la Bibliothèque Louis-R.-Comeau) |
ou 902-769-2114, poste 7158 |
| Le centre d'appui aux études postsecondaires (« la salle bleue ») (à la Bibliothèque Louis-R.-Comeau) |
ou 902-769-2114, poste 7158 |
| Le centre Yves Beauchesne (à la Bibliothèque Louis-R.-Comeau) |
ou 902-769-2114, poste 7158 |
Imprimerie
Service d'impression
L'imprimerie offre l'impression de documents, de brochures, de livres, d'affiches, d'enveloppes, d'invitations et de feuilles volantes. Il est possible de faire des impressions couleur ou noir et blanc, recto-verso ou non.
Pour soumettre une demande à l'imprimerie, il suffit de contacter Clarence Doucette par téléphone à Pointe-de-l'Église et de lui faire parvenir le document à imprimer par courrier électronique ou par courrier interne.
En raison de la charge de travail souvent élevée, les projets personnels peuvent être refusés. Pour discuter d'un projet personnel, contacter Clarence Doucette. Pour l'impression d'un projet personnel, les frais seront différents de ceux chargés pour un projet réalisé dans le cadre d'un travail pour l'Université.
Photocopieuses
Pour utiliser les photocopieuses, chaque membre du personnel doit avoir un code d'accès. Clarence Doucette est responsable de l'attribution des codes d'accès.
Carte d'identité pour les membres du personnel
Pour obtenir une carte d'identité, veuillez communiquer avec Clarence Doucette. La production de carte est faite à tous les années, au mois de septembre. Cependant, un nouvel embauché peut se procurer une carte pendant l'année en communiquant avec Clarence.
